Conciliação bancária no restaurante: como conferir o extrato com as vendas
Conciliação bancária no restaurante é conferir cada linha do extrato do banco com o que o restaurante vendeu, recebeu e pagou. O PIX feito na chave da loja cai inteiro, venda a venda. O cartão e o vale caem somados por dia, sem a taxa e alguns dias depois. O dinheiro só aparece quando é depositado. O que sobrar sem par precisa de explicação: tarifa, taxa diferente do contrato ou erro de lançamento.
"O relatório do PDV mostra quanto a terça vendeu. O extrato mostra outro número, espalhado em linhas que caíram em dias diferentes, e uma saída que ninguém lembra de ter pago."
Quase sempre essa diferença tem explicação, e ela costuma estar na taxa da maquininha, no prazo de recebimento ou numa tarifa do banco. O risco está na diferença pequena que se repete todo dia e passa o mês inteiro sem ninguém ver, porque o caixa fechou certinho e ninguém abriu o extrato.
O que é conciliação bancária (e por que não é o fechamento do caixa)
Conciliação bancária é pegar o extrato da conta da loja e achar, para cada linha, a venda ou a conta que explica aquele valor. O que entrou precisa ter uma venda ou uma conta a receber por trás. O que saiu precisa ter uma conta a pagar, uma tarifa ou uma transferência.
O fechamento do caixa confere outra coisa. Ele compara, no fim do turno, o que o operador contou na gaveta e nas maquininhas com o que o sistema registrou em cada forma de pagamento (no SisFood, isso acontece na frente de caixa). A sangria de caixa e o suprimento também entram ali.
O caixa pode fechar sem diferença e o banco não bater, porque o fechamento para na venda aprovada. A conciliação vai até o dinheiro na conta, e é ela que mostra se a maquininha pagou o que devia. As duas conferências alimentam o fluxo de caixa do restaurante, cada uma de um lado.
Por que a venda do dia não bate com o que caiu na conta
Cada forma de pagamento chega ao banco de um jeito, e quase toda diferença sai daí:
- Débito e crédito: a maquininha soma as vendas do dia e deposita o total já sem a taxa, numa linha só ou numa por bandeira. Onde o PDV mostra trinta vendas, o extrato mostra uma linha, ou poucas.
- Prazo: débito e crédito caem em dias diferentes, conforme o contrato. A venda de sexta pode aparecer no banco na semana seguinte. Quem antecipa os recebíveis recebe antes, com desconto maior.
- Vale-refeição: tem taxa e prazo próprios, definidos no contrato de cada bandeira.
- PIX: na chave da loja, cai inteiro e na hora, uma linha por venda. É a parte mais fácil.
- Dinheiro: não passa pelo banco. Só aparece no extrato no dia em que alguém faz o depósito.
- Saídas que o sistema não conhece: tarifa do pacote de serviços, débito automático e juros do cheque especial.
Para entender taxa e prazo antes de trocar de maquininha, veja o comparativo de maquininhas para restaurante.
O que separar antes de começar
Junte isto antes de abrir o extrato:
Checklist da conferência
- Extrato da conta no período, baixado no internet banking em OFX (em alguns bancos o formato aparece como "Money")
- Saldo do banco no primeiro dia do período
- Vendas do período por dia e por forma de pagamento: PIX, débito, crédito, cada vale e dinheiro
- Taxa de cada forma de pagamento no contrato de hoje (taxa renegociada conta)
- Prazo de recebimento de cada forma
- Contas a pagar e a receber do período, com as que já foram pagas
- Comprovantes dos depósitos de dinheiro feitos no período
Se a loja tem mais de uma conta, cada uma tem seu extrato e sua conferência. Com as duas na mesma planilha, a entrada de uma conta acaba casada com a venda da outra.
Como fazer a conciliação bancária, passo a passo
A conferência de cada semana
- Confira o saldo inicial. O saldo do seu controle no primeiro dia tem que ser igual ao do banco. Se já começa diferente, o problema vem de antes do período e vai atrapalhar tudo o que vier depois.
- Marque os PIX. Cada entrada de PIX na chave da loja tem uma venda de mesmo valor no mesmo dia.
- Some o cartão e o vale por dia. Para cada forma de pagamento, some as vendas do dia e tire a taxa. Esse é o valor que você procura no extrato nos dias seguintes, dentro do prazo do contrato. Se o extrato separa por bandeira, some e compare bandeira por bandeira. Bateu, está conferido; não bateu por pouco, guarde a diferença para o passo 6.
- Confira as contas. Boleto do fornecedor, aluguel, luz e salário saem pelo valor e pela data do pagamento. Cliente que paga depois (fiado, convênio de empresa) entra do mesmo jeito, do outro lado.
- Explique o que sobrou. Linha do banco sem par costuma ser tarifa, juros ou débito automático. Lance como conta, para ela aparecer no financeiro do mês.
- Feche pelo saldo. Com todas as linhas marcadas, o saldo final do seu controle precisa ser igual ao do banco. Se sobrou diferença, ela está numa linha marcada errado ou numa venda de cartão que ainda não caiu.
Feito toda semana, o passo 3 é o que mais toma tempo: são vários lotes por semana, cada um com a sua taxa.
Exemplo prático: um dia de restaurante no extrato
Exemplo hipotético, com números redondos. Numa terça, o restaurante vendeu R$ 245 no PIX (três vendas: R$ 45, R$ 120 e R$ 80), R$ 1.000 no débito, R$ 2.000 no crédito e R$ 300 em dinheiro. No mesmo dia pagou o boleto do hortifrúti, de R$ 650. A taxa cadastrada é 2% no débito e 3% no crédito.
| Linha do extrato | Valor no banco | O que casa com ela | Resultado |
|---|---|---|---|
| 3 PIX da terça | R$ 45, R$ 120 e R$ 80 | as 3 vendas no PIX | Conferido |
| Lote do débito da terça (dias depois) | R$ 980 | R$ 1.000 − 2% = R$ 980 | Conferido |
| Lote do crédito da terça (dias depois) | R$ 1.930 | R$ 2.000 − 3% = R$ 1.940 | Diferença de R$ 10 |
| Boleto do hortifrúti | − R$ 650 | conta a pagar de R$ 650 | Conferido |
| Tarifa do pacote de serviços | − R$ 25 | nenhuma | Vira conta |
| (não aparece) | R$ 300 em dinheiro | Na gaveta ou no cofre até o depósito |
De onde vêm os R$ 10
A diferença de R$ 10 no crédito é 0,5% de R$ 2.000: o banco recebeu com 3,5% de taxa, e o cadastro diz 3%. Se essa diferença aparece todo dia, a taxa do contrato mudou e o cadastro ficou para trás. Se aparece uma vez só, pode ser cancelamento ou ajuste da maquininha, e aí o relatório dela responde.
A tarifa de R$ 25 não estava anotada em lugar nenhum. Lançada como despesa, passa a aparecer no DRE do restaurante do mês.
Quando as vendas e as contas já estão no sistema, só falta o extrato. É assim que o SisFood faz a conferência.
Falar com EspecialistaErros que fazem a conferência não fechar
- Lançar a diferença como taxa sem olhar o contrato. O dia fecha, e a taxa cobrada a mais continua sendo cobrada.
- Taxa velha no cadastro. Depois de renegociar o contrato ou trocar de maquininha, a taxa antiga fica no sistema e a conferência do cartão erra todo dia pelo mesmo valor.
- Deixar para o fim do mês. Com trinta dias de lotes de débito, crédito e vale caindo em datas cruzadas, descobrir qual depósito é de qual dia vira adivinhação. Uma vez por semana resolve para a maioria dos restaurantes.
- Pagar fornecedor com o dinheiro da gaveta sem registrar. A conta segue aberta no financeiro, nunca sai no extrato, e o caixa fecha com falta. Essa saída precisa virar sangria com motivo.
Como o SisFood faz a conciliação bancária
O SisFood é uma plataforma de gestão e automação para restaurantes, e os dois lados da conferência já estão nele: as vendas do PDV, com a taxa de cada forma de pagamento, e as contas a pagar e a receber. O que falta é o extrato.
A tela fica em Financeiro e Fiscal > Conciliação Bancária. O que ela faz:
- Você baixa o extrato em OFX no internet banking e importa na tela.
- Cada linha do extrato é casada com as contas a pagar e a receber.
- As linhas também são casadas com as vendas do PDV, por valor e data.
- O cartão é conferido pelo total do dia de cada forma de pagamento, já sem a taxa, e você confirma.
- Linha do banco sem par vira conta ali mesmo ou é ignorada.
- O saldo da conta no SisFood aparece ao lado do saldo do extrato.
O passo a passo de cima continua valendo. Muda que a soma do cartão por dia, a busca do par de cada linha e o lançamento da tarifa saem da planilha e ficam na tela do financeiro do SisFood, em cima das mesmas vendas que passam pela frente de caixa.
Perguntas frequentes
Uma vez por semana atende a maioria dos restaurantes. Quem vende muito no cartão ganha conferindo o débito com mais frequência, porque é o primeiro lote a cair e mostra cedo uma taxa errada.
A conciliação de cartão compara as vendas com a agenda da maquininha, que diz quanto ela vai pagar e quando. A bancária compara com o que de fato entrou na conta. Para restaurante pequeno, a bancária é o melhor começo, porque o extrato mostra o dinheiro que chegou.
No internet banking, entre no extrato da conta, escolha o período e procure a opção de exportar ou salvar o arquivo. O formato é OFX; em alguns bancos ele aparece como "Money". Exporte uma conta por vez.
Serve quando o movimento é pequeno. Com muitas vendas no cartão, somar os lotes de cada dia e procurar o par de cada linha na mão toma tempo toda semana. Se você controla o caixa em planilha, a planilha de fluxo de caixa para restaurante tem a coluna de recebido que ajuda nessa conferência.
Quem faz é o restaurante, porque só a loja sabe o que é cada venda e cada conta. O contador recebe o mês já conferido e tem menos dúvida para tirar com você.
Conclusão
Conferir o extrato toda semana, separando PIX, cartão e contas, pega a taxa errada e a tarifa esquecida antes que elas virem um mês inteiro de diferença. Se quiser fazer essa conferência em cima das vendas que já estão no sistema, fale com a gente.
O extrato conferido com as vendas do PDV
Você importa o extrato em OFX e o SisFood casa cada linha com as vendas e com as contas a pagar e a receber. No cartão, a conferência é pelo total do dia, já sem a taxa, e você confirma.
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